10 วิธีจัดการกับกองเอกสารในบ้าน ไม่ให้บ้านรกรำคาญตา

ถ้าในบ้านของคุณเต็มไปด้วยกระดาษ ไม่ว่าจะเป็นกระดาษโน๊ตที่คุณแปะติดไว้จนเต็มไปหมด กระดาษจดหมาย ทั้งเอกสาร สิ่งพิมพ์ เอกสารแจก และบิลล์ต่าง ๆ รวมไปถึงนิตยสาร วารสาร หนังสือพิมพ์ที่คุณซื้อ หรือรับมาเป็นประจำ สิ่งเหล่านี้ เป็นสาเหตุหลัก ๆ ที่ทำให้บ้านของคุณดูเลอะเทอะ ยิ่งนานวัน ก็ยิ่งกองสุม และจะยิ่งทำให้จัดการกับพวกมันได้ยากขึ้น หากคุณต้องการจะบอกลากองกระดาษพวกนี้ เรามีคำแนะนำ

1.ลองมองดูรอบ ๆ บ้านคุณก่อน เคาท์เตอร์ในครัว โต๊ะอาหาร ห้องนั่งเล่น และที่อื่น ๆ ว่ามีเศษกระดาษ หรือกองกระดาษอะไรอยู่บ้าง บิลล์ จดหมาย ใบปลิว ลองจัดหมวดหมู่คราว ๆ ให้พวกมันก่อน เพื่อเราจะได้ทราบคร่าว ๆ ว่าจะจัดระบบอย่างไรต่อไป

2.จัดการกับเอกสารในทันทีที่ได้รับ จริง ๆ แล้ว วิธีจัดการกับเอกสาร ที่ดีที่สุดก็คือ ทันทีที่คุณได้รับเอกสารนั้นมา ให้คุณจัดการกับมันโดยทันที เช่น หากเป็นจดหมาย อ่านทันที หากมีเรื่องสำคัญก็เก็บไว้ หากไม่มีอะไรก็ทิ้งได้ ใบเรียกเก็บเงิน ใบเสร็จ ได้รับมาแล้ว จัดการทันที จากนั้นก็เก็บเข้าแฟ้มไป หากจำเป็นต้องเก็บ หรือทิ้งไปหากไม่จำเป็น การจัดการกับเอกสารในทันทีที่เห็นนั้น จะลดปริมาณกระดาษในบ้านลงได้อย่างเห็นได้ชัด

3.จัดการกับเอกสารที่เป็นเรื่องของครอบครัว วิธีการนี้ จะสะดวกมากขึ้น หากเรามีปฏิทินขนาดใหญ่ไว้ในบ้าน เมื่อได้รับเอกสาร ตาราง หรือการนัดหมายอะไรเกี่ยวกับคนในครอบครัว เช่น งานโรงเรียน กำหนดการส่งรายงาน บัตรเชิญงานปาร์ตี้ นัดหมายแข่งกีฬา นัดหมายพบแพทย์ หรือนัดหมายทางธุรกิจ ให้จดสิ่งเหล่านี้ลงไปในปฏิทิน เพื่อให้เห็นได้ง่าย ๆ และไม่ลืม เราอาจจะเก็บบัตรเชิญ หรือจดหมายไว้ หากจำเป็นต้องใช้ เมื่องานผ่านพ้นก็ทิ้งไป หรือกรณีที่ไม่มีความจำเป็นต้องเก็บ หลังลงปฏิทินแล้ว ก็ทิ้งจดหมายหรือเอกสารไปได้

4.จัดระเบียบเอกสารที่ต้องเก็บโดยแยกประเภท ให้เห็นได้ชัดเจน เช่น เอกสารเกี่ยวกับรถยนต์ เอกสารเกี่ยวกับประกันสุขภาพ เอกสารค่าสาธารณูปโภค เอกสารบัตรเครดิต หรือใบเสร็จต่าง ๆ เป็นต้น อาจจะมีการใส่แฟ้ม แบ่งช่องให้ชัดเจน และเมื่อเอกสารใด ที่จัดการไปแล้ว หมดอายุแล้ว ก็ให้นำออกมาทิ้ง หรือรีไซเคิลไป

5.เอกสารเกี่ยวกับการใช้งานอุปกรณ์ต่าง ๆ ในบ้าน ให้เก็บไว้เป็นที่และที่สำคัญ สามารถหาออกมาใช้ได้สะดวก เช่น เอกสารแนะนำการใช้งานทีวี ไมโครเวฟ เครื่องเสียง เป็นต้น หากเกิดปัญหาเกี่ยวกับการทำงานของอุปกรณ์ เราจะทราบได้ทันทีว่า เราควรจะหาเอกสารจากที่ไหน

6.จัดการกับกองหนังสือ นิตยสาร พวกหนังสือพิมพ์ และนิตยสารนั้น แต่ทั้งนี้ นิตยสาร หรือหนังสือพิมพ์ บางฉบับ ก็มีเนื้อหาที่เราอยากเก็บไว้ แต่จะเก็บไว้ทั้งเล่ม ก็จะทำให้เปลืองพื้นที่ วิธีที่ดีก็คือ ตัดเก็บไว้เฉพาะเรื่องที่ต้องการ แล้วรวบรวมใส่แฟ้ม หรือบางคน ก็สแกนลงเครื่องคอมพิวเตอร์ วิธีดังกล่าวนี้ ช่วยให้เราประหยัดพื้นที่ไปได้มากทีเดียว

7.คูปองลดราคา เป็นอีกสิ่งหนึ่งที่เราเก็บสะสมกันจนเลยวันหมดอายุ แน่นอนว่าคูปองเหล่านี้ ช่วยเราประหยัดเงินได้มาก หากอยู่ในนิตยสาร หรือสิ่งพิมพ์ เราก็ตัดเก็บ หากแจกตามห้ามร้าน หรือซูเปอร์มาเก็ต เราก็เก็บมาก่อน หรือแม้กระทั่งส่งมาทางจดหมาย คูปองบางอย่าง เราก็มา ทั้ง ๆ ที่ไม่เคยคิดจะใช้ ดังนั้น จึงเป็นการดีกว่าที่เราจะเลือก คูปองไหนที่ไม่ใช้ ก็แบ่งให้เพื่อนไปบ้าง หมั่นดูวันหมดอายุ เมื่อเลยแล้วก็เลือกออกมาทิ้ง หากทำเช่นนี้ได้เป็นประจำ เอกสารที่เราสะสมไว้ ทั้งในบ้าน ในรถ ในกระเป๋า จะลดลงได้มากทีเดียว

8.คัดแยกว่าสิ่งไหนควรเก็บ สิ่งไหนควรทิ้ง เอกสารที่มีความจำเป็นต้องเก็บไว้ เช่นพวกเอกสารจากบัตรเครดิต เอกสารจากธนาคาร เอกสารภาษี ต้องแยกออกจากเอกสารแจก หรือจัดหมายทั่ว ๆ ไป ถ้าจะให้ดี ควรแยกประเภท และกำหนดระยะเวลาที่มีความจำเป็นต้องเก็บ เช่น ต้องเก็บนานเป็นปี หรือเก็บไว้ยืนยันการชำระเงินแค่เดือนสองเดือนเป็นต้น

9.ควรฝึกนิสัยนี้เป็นนิสัยประจำตัวที่เราจะต้องทำทุกวัน โดยยึดเทคนิคดังต่อไปนี้

-เช็คตู้จดหมายเป็นประจำทุกวัน หรือทำให้บ่อยที่สุดเท่าที่จะทำได้ และอะไรที่ไม่สำคัญ ทิ้งได้ทันที

-หาพื้นที่สำหรับการเก็บจดหมาย ไม่ว่าจะเป็นที่บ้าน หรือที่ทำงานก็ตาม

-กำหนดเวลาสำหรับการจัดการกับกองเอกสาร ให้เป็นประจำทุกสัปดาห์

10.หากมีเด็กอยู่ในบ้าน แน่นอนว่า จะมีกระดาษอยู่มากมายไปหมด ทั้งในห้องนอน ห้องนั่งเล่น การจัดการกับกระดาษของเด็กเหล่านี้ ต้องมีเทคนิคอยู่บ้าง เช่น เก็บรวบรวมไว้ในกล่องให้เป็นที่เป็นทาง หรือให้เด็กเลือกชิ้นงาน หรือภาพวาดที่ตนเองชอบที่สุด เอามาใส่กรอบ หรือติดผนังโชว์ สร้างความภูมิใจ ส่วนภาพอื่น ๆ ที่ไม่เข้าตาก็บอกให้ทิ้งไปบ้าง เป็นต้น